Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo jsme

Službu flexiday provozuje Daniel Hrynusiw OSVČ („my“), IČO 23347406, fyzická osoba podnikající se sídlem Bořetická 4133/6, 628 00 Brno-Židenice.

Naše role závisí na druhu údajů a je stejná u všech tarifů:

• Jsme správcem údajů vašeho účtu: přihlášení, nastavení, oznámení, propojených kalendářů, registrací push oznámení a narozenin. O těchto údajích rozhodujeme my a tyto zásady je popisují celé.
• Jsme zpracovatelem údajů organizace: toho, co organizace vede o lidech, kteří v ní pracují, například pracovní poměry, skupiny, nepřítomnosti, docházku a nároky. Jejich správcem je organizace (obvykle váš zaměstnavatel). Zpracováváme je jen proto, abychom této organizaci poskytovali Službu, podle jejích pokynů a podle naší Smlouvy o zpracování osobních údajů. Organizace rozhoduje, jak dlouho vaše záznamy uchovává, a odpovídá na vaše žádosti, které se jich týkají.

S jakýmkoli dotazem k ochraně osobních údajů nebo k uplatnění svých práv nám napište na daniel@hrynusiw.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to článek 37 GDPR neukládá.

2. Rozsah

Tyto zásady se vztahují na webovou aplikaci flexiday a související služby (dále jen „Služba“), nástroj, ve kterém týmy žádají o volno, schvalují ho a sledují. Na weby třetích stran, na které případně odkazujeme, se nevztahují.

3. Jaké údaje shromažďujeme

Údaje účtu (jsme správcem)

• Přihlašovací údaje — vaše jméno, e-mailová adresa a heslo (ukládáme jen jeho osolený hash; heslo v čitelné podobě nikdy nevidíme).
• Nastavení a oznámení — vaše předvolby a oznámení, která vám v aplikaci zobrazujeme.
• Narozeniny — měsíc a den, případně i rok, pokud je zadáte, sdílené se skupinami, ve kterých jste, pokud se je rozhodnete sdílet.
• Komunikace s podporou — obsah e-mailů, které nám pošlete.
• Přihlášení přes Google, Microsoft nebo Apple: pokud se přihlásíte jedním z těchto účtů, poskytovatel nám pošle vaše jméno, e-mailovou adresu a profilový obrázek, pokud ho máte. Používáme je jen k založení vašeho účtu a k přihlášení.
• Propojení kalendáře: pokud k osobnímu kalendáři připojíte svůj kalendář Google nebo Microsoft, ukládáme přístupové tokeny, které poskytovatel vydá (šifrovaně), udělené oprávnění, zvolené časové pásmo a identifikátory událostí, které jsme vytvořili. Podrobnosti jsou v oddílu 6.

Údaje organizace (zpracováváme je pro vaši organizaci)

• Pracovní a týmové údaje — organizace a skupiny, do kterých patříte, vaše role a pozvánky a vlastní kopie vašeho jména a e-mailu, kterou si vede organizace.
• Údaje o nepřítomnosti — žádosti o volno, které podáte, včetně dat, druhu volna (např. dovolená, nemoc, home office), stavu a poznámky, pokud ji připojíte, spolu s nároky, ze kterých se čerpají, a záznamem změn, který zachycuje, kdo co změnil.
• Poloha při docházce — pokud váš zaměstnavatel zapnul záznam polohy u docházky, ukládáme zeměpisnou šířku, délku a přesnost, které váš prohlížeč nahlásí ve chvíli příchodu a ve chvíli odchodu. Mezi těmito dvěma okamžiky se nic nezaznamenává a nic se nesbírá na pozadí: prohlížeč se vás pokaždé zeptá na svolení a odmítnutí se nijak nezaznamenává ani neoznačuje. Souřadnice vidíte vy a správci vaší organizace nebo skupiny; nikdo jiný je nevidí. Mažeme je dvanáct měsíců po pracovním dni, ke kterému patří — záznam docházky zůstává, jen bez polohy.
• Přílohy žádostí — soubory (obrázky nebo PDF), které vy nebo správce připojíte k žádosti o volno, například potvrzení od lékaře. Protože soubor může obsahovat údaje o zdravotním stavu, zacházíme s ním jako se zvláštní kategorií osobních údajů podle článku 9 GDPR. Ukládáme ho, aby ti, kdo o vaší žádosti rozhodují, měli podklad. Přílohy jsou uloženy šifrovaně na AWS ve Frankfurtu v Německu a otevřít nebo stáhnout je můžete jen vy, schvalovatelé skupiny a její správci; ostatní členové týmu ani nevidí, že příloha existuje. Přílohu mažeme dvanáct měsíců po nepřítomnosti, ke které patří, nebo dříve, pokud je žádost zrušena.
• Profily v adresáři lidí — pokud vlastník organizace zapnul adresář lidí, profil, který o vás organizace vede. Popisuje ho smlouva k adresáři lidí (v angličtině).

Údaje, které shromažďujeme automaticky (jsme správcem)

• Technické údaje — IP adresa, typ prohlížeče a zařízení a časové údaje, zaznamenávané v serverových protokolech kvůli bezpečnosti a spolehlivosti.
• Údaje o relaci — přihlašovací cookie a token v místním úložišti, díky kterým zůstáváte přihlášeni (viz oddíl 10).
• Push token — adresa, kterou Apple přidělí vašemu iPhonu pro oznámení; ukládáme ji, jen pokud v aplikaci pro iPhone oznámení povolíte.
• Údaje o chybách a výkonu — když se ve vašem prohlížeči nebo na našich serverech něco pokazí, zaznamenáme chybu, stránku nebo trasu API, kde nastala, verzi prohlížeče a operačního systému a měření časů, abychom ji mohli opravit. Záznam nese náhodný identifikátor, který platí jen pro aktuální kartu prohlížeče. Nenahráváme vaši obrazovku ani relaci a tyto údaje nepoužíváme k vytváření vašeho profilu.

4. Proč údaje používáme a na jakém právním základě

Tabulka se týká údajů, jejichž jsme správcem. U údajů organizace rozhoduje o účelu a právním základu zpracování organizace a za tuto volbu odpovídá. Údaje organizace zpracováváme jen proto, abychom jí poskytovali Službu.

5. Komu údaje předáváme

Vaše osobní údaje neprodáváme. Uvnitř Služby vidí údaje organizace lidé ve vaší organizaci tak, jak to dovolují její nastavení a role, například váš tým a skupiny kvůli plánování zástupu. Spoléháme na tyto zpracovatele, kteří jednají podle našich pokynů na základě smluv o zpracování. Ti, kdo pracují s údaji organizace, jsou našimi dalšími zpracovateli a uvádí je Smlouva o zpracování osobních údajů:

U placených tarifů vystupuje jako prodejce Paddle: když si koupíte předplatné, zpracuje Paddle vaše platební údaje podle svých vlastních zásad ochrany osobních údajů — úplné údaje vaší platební karty nikdy nedostáváme.

Údaje můžeme zpřístupnit také tehdy, když to vyžaduje zákon, když je to nutné k vymáhání našich Podmínek nebo k ochraně práv, bezpečnosti a zabezpečení našich uživatelů.

6. Propojení kalendářů a uživatelská data Google

K osobnímu kalendáři můžete připojit svůj vlastní kalendář Google nebo Microsoft. flexiday pak do primárního kalendáře tohoto účtu zapisuje vaše schválené nepřítomnosti a udržuje je aktuální, jak se vaše žádosti mění. Zapisují se tam jen vaše vlastní záznamy, nikdy záznamy kolegů.

K čemu máme přístup

Od Googlu žádáme jediné oprávnění, calendar.events.owned, které nám dovoluje vytvářet, měnit a mazat události v kalendářích, které vlastníte. Používáme ho jen u událostí, které jsme sami vytvořili. Vaše ostatní události, seznam kalendářů ani cizí kalendáře nečteme. Od Microsoftu žádáme Calendars.ReadWrite a offline_access, díky kterému synchronizace běží, i když jste odhlášeni, a používáme je stejně.

Co zapisujeme a ukládáme

Každá událost nese druh nepřítomnosti (například „Dovolená“), její data nebo časy, vaše časové pásmo a poznámku, kterou jste k žádosti připojili, pokud nějakou. Kdo vidí váš kalendář, například kolegové, se kterými ho vaše organizace sdílí, uvidí i tyto události. U nás ukládáme přístupové tokeny, které nám poskytovatel vydal, šifrovaně, spolu s uděleným oprávněním a identifikátorem každé vytvořené události, abychom ji mohli později upravit nebo odstranit.

Jak je používáme a co nikdy neděláme

Přístup, který udělíte, používáme jen k tomu, aby váš kalendář odpovídal vašim schváleným nepřítomnostem. Tato data, včetně uživatelských dat Google, neprodáváme, nepoužíváme k reklamě ani k trénování modelů umělé inteligence či strojového učení a nikomu je nepředáváme. Nikdo z flexiday je nečte, ledaže nás o to požádáte kvůli podpoře, vyžaduje to bezpečnost nebo to vyžaduje zákon.

Používání informací získaných z Google API službou flexiday a jejich předávání jiným aplikacím se řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

Odpojení a smazání

Když kalendář odpojíte, smažeme z něj události, které jsme vytvořili, zrušíme svůj přístup u Googlu a smažeme tokeny, které jsme drželi. Microsoft nám zrušení přístupu z naší strany nenabízí; flexiday můžete odebrat v oprávněních aplikací svého účtu Microsoft. Přístup Googlu můžete kdykoli zrušit také na myaccount.google.com/permissions a synchronizaci pak zastavíme. Když smažete svůj účet flexiday, uděláme totéž nejprve u všech připojených kalendářů: smažeme události, které jsme vytvořili, zrušíme přístup u Googlu a smažeme tokeny. Co v tu chvíli odstranit nebo zrušit nedokážeme, zůstane; zbylou událost můžete smazat sami a přístup flexiday odebrat v oprávněních svého účtu Google.

7. Předávání mimo EU

Vaše údaje jsou uloženy v Evropské unii (Amazon Web Services (AWS), region eu-central-1 (Frankfurt, Německo)). Pokud dojde k předání mimo Evropský hospodářský prostor, opíráme se o vhodné záruky, například o standardní smluvní doložky Evropské komise.

8. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje vašeho účtu uchováváme, dokud váš účet existuje. Účet můžete sami smazat v Nastavení, nebo nás požádat o výmaz údajů účtu. Údaje organizace zůstávají, dokud je organizace uchovává: organizace rozhoduje, kdy ukončí pracovní poměr, kdy vymaže záznamy člověka a kdy smaže sama sebe.

Smazání účtu

Smazáním účtu okamžitě odstraníte údaje svého účtu z našich provozních systémů: způsoby přihlášení, relace, nastavení, oznámení, propojení kalendářů (postupem z oddílu 6), registrace push oznámení a narozeniny.

Nesmažete tím záznamy, které o vás vedou organizace, ve kterých pracujete, protože patří jim. Vaše pracovní poměry zůstávají otevřené a vaše schválené nepřítomnosti, přílohy žádostí, docházka, nároky a záznam změn zůstávají u každé organizace pod jménem a e-mailem, které pro vás vedla v okamžiku smazání. Správci organizace dostanou oznámení a organizace rozhodne, zda váš pracovní poměr ukončí, nebo vaše záznamy vymaže. Čekající žádosti se zruší, ať jsou na jakékoli datum. Pokud máte v tu chvíli zaznamenaný příchod bez odchodu, docházka se v okamžiku smazání uzavře a den se označí ke kontrole správcem. Skupiny, které spravujete v organizaci někoho jiného, přejdou na vlastníka této organizace. Před smazáním si můžete v Nastavení stáhnout údaje svého účtu a své vlastní záznamy z každé organizace, ve které pracujete.

Pokud vlastníte organizaci, ve které už nepracuje nikdo jiný s účtem, smazáním účtu smažete i organizaci: její skupiny, záznam o předplatném a vše, co vede o jiných lidech, včetně bývalých členů, smazaných účtů a lidí, kteří účet nikdy neměli. To je pokyn organizace k ukončení služby a vlastník si předtím může stáhnout export organizace. Vlastník musí před smazáním účtu odebrat ostatní členy, kteří mají účet, a zrušit obnovující se předplatné. Paddle jako prodejce uchovává vlastní záznamy o minulých platbách podle svých zásad ochrany osobních údajů.

Výmaz údajů organizace

Údaje organizace o určitém člověku mohou vymazat jen vlastník a správci organizace, a to samostatným krokem, odděleně od ukončení pracovního poměru. Služba jim to umožní, jakmile člověk smaže svůj účet, nebo u člověka, který účet nikdy neměl. Pokud chcete své záznamy v organizaci vymazat nebo opravit, obraťte se na tuto organizaci.

Zálohy a další lhůty

Naše databázové zálohy postupně vypršují, takže smazané údaje z nich zmizí do sedmi dnů. Mažeme je, pokud nám zákon neukládá uchovávat je déle.

Přílohy žádostí se mažou automaticky dvanáct měsíců po nepřítomnosti, nebo hned po zrušení žádosti. Souřadnice polohy u docházky se mažou dvanáct měsíců po pracovním dni, ke kterému patří, a samotný záznam docházky zůstává. Serverové protokoly uchováváme po omezenou dobu z bezpečnostních důvodů.

9. Vaše práva

Podle GDPR máte právo:

• na přístup k osobním údajům, které o vás vedeme;
• na opravu nepřesných údajů;
• na výmaz svých údajů („právo být zapomenut“);
• na omezení některého zpracování nebo vznést proti němu námitku;
• získat své údaje ve strojově čitelném formátu (přenositelnost);
• kdykoli odvolat souhlas, pokud zpracování na souhlasu stojí.

U údajů účtu napište na daniel@hrynusiw.cz a žádost vyřídíme sami. Údaje svého účtu si také můžete stáhnout a účet smazat v Nastavení.

U údajů organizace je správcem vaše organizace a na vaši žádost odpovídá ona, ve lhůtách, které stanoví GDPR. Své vlastní záznamy z každé organizace, ve které pracujete, si můžete stáhnout v Nastavení. Pokud nám pošlete žádost týkající se údajů organizace, předáme ji vlastníkovi organizace a pomůžeme mu ji vyřídit; údaje organizace sami neměníme ani nemažeme.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (https://www.uoou.cz).

10. Cookies a místní úložiště

Ukládáme jen to, co Služba potřebuje ke svému fungování, a proto nevidíte žádnou cookie lištu. Nic z toho, co ukládáme, vás neidentifikuje napříč návštěvami a neprobíhá žádná analytika, reklama ani sledování napříč weby.

• Přihlášení. Relační cookie a odpovídající token v místním úložišti, díky kterým zůstáváte přihlášeni. Jejich vymazáním se odhlásíte.
• Diagnostika. Náhodný identifikátor (fd.sid) v úložišti relace vašeho prohlížeče, který seskupuje záznamy o chybách a výkonu popsané v oddílu 3. Zahodí se, když kartu zavřete, a nikdy nespojuje dvě návštěvy.
• Předvolby. Vaše volba světlého nebo tmavého vzhledu, uložená ve vašem prohlížeči.
• Platby. U placeného tarifu se při otevření pokladny načte Paddle, který si nastaví vlastní cookies ke zpracování platby a předcházení podvodům. Děje se to jen ve chvíli, kdy kliknete na předplatné nebo správu platební metody, nikdy při běžném zobrazení stránky.

11. Děti

Služba není určena dětem. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje nikoho mladšího 16 let. Pokud se domníváte, že nám údaje poskytlo dítě, kontaktujte nás a my je odstraníme.

12. Zabezpečení

K ochraně vašich údajů přijímáme vhodná technická a organizační opatření. Podrobnosti najdete na stránce Zabezpečení (v angličtině).

13. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. Změníme pak datum poslední aktualizace výše a u podstatných změn vás upozorníme výrazněji.

14. Kontakt

Daniel Hrynusiw OSVČ
Bořetická 4133/6, 628 00 Brno-Židenice
daniel@hrynusiw.cz